A címben feltett kérdés nem arra utal, hogy azt feltételeznénk, Önnek a szemével lenne gondja. Vakon vezetni a mi értelmezésünk szerint annyit jelent, hogy nem látjuk az útunkon előttünk álló veszélyeket. Céget vakon vezetni veszélyesebb: nap mint nap döntéseket hozunk, néha milliókról, néha a jövő nagy kérdéseiről, de a döntésekhez alap is kell: információ! Hat részes sorozatunkból kiderül, hogy az információ-hiány milyen veszélyekkel jár. Eseteink mind megtörtént eseményeken alapulnak. Nem sikertörténetek, hanem olyan hibák, amik "csakúgy" történnek... Tanulságuk: a cégvezetéshez megfelelő eszközökre is szükség van.
Az üzletkötő leköt - csak senki sem tud róla
Az első eset egy seprű- és kefegyárban történt. Szereplői: István, az igazgató és a raktáros Gyula, és az üzletkötőjük. István nagy értékű megrendelést kap faxon egy nagynevű áruházlánc beszerzési menedzserétől. Tízezer seprű és partvis. Ez fantasztikus, István nagyon boldog, az ár rendben, hetekre-hónapokra van munka. Hívja Gyulát, a raktárost: "Gyuszi menj le a raktárba és ellenőrizd le a készletet, hány seprű és partvisnyél van, mennyi seprűfej és partvisfej van, csomagoló anyag, doboz stb. Gyuszi egyik lábad itt, a másik ott, még ma vissza akarom igazolni a megrendelést!" Gyuszi itt, Gyuszi ott, lihegve tér vissza: "Főnök minden remek, képzelje van minden raktáron, csak gyártani kell." István még boldogabb: madarat lehet fogatni vele; kiszámolja a gyártás két nap, szállítás egy, ma van hétfő – dobjunk rá egy tartalék napot - és péntekre visszaigazolja a megrendelést. Holnap reggel kezdődik a gyártás, mindenkit a fedélzetre!
Másnap reggel István irodájának ajtaján halk és bizonytalan kopogás után Gyuszi sápadtan, nagyon idegesen nyit be: "Baj van főnök." Arca még sápadtabb, hangja elcsuklik. "Mi van Gyuszi?" "Se nyél, se fej a raktárban." István arca a pirospozsgásból szintén sápadtra vált. "Gyuszi kiváglak, mint macskát! Ellopták?" "Nem. Tegnap a délutáni műszakban, mikor már nem voltam itt, az egyik üzletkötő kiadta a seprűnyeleket és fejeket a gyűjtő fuvarba, és mind eladták a viszonteladóknak."
Puff neki.
István felhívja a különböző szállítóit, mikorra tudná az eladott készleteket beszerezni; de ez több mint két hét, plusz a gyártás, plusz a szállítás, összesen majdnem három hét. Hiába rimánkodik, hiába kérlel, senki nem vállalja rövidebb határidőre.
Nincs mit tenni, újra felhívja a beszerzési menedzsert, elmondja mi a helyzet: nem most péntek, hanem két hét múlva péntek. A válasz tömör és lesújtó: "Pista ezt elrontottátok, keresek más szállítót."
Tisztában lenni az adatokkal
Gondoljuk el, mennyi „ha”-val kezdődő mondatot lehetne megfogalmazni a fenti esetről: ha tudtuk volna, hogy a raktárkészlet már nem hozzáférhető, ha az üzletkötőnek rendelkezésre álltak volna az aktuális megrendelések adatai... A hiányzó információ kárt okozott. A kár értéke egyrészt pénzben kifejezhető, másrészt a cég megítélését is rontja. Lemondtak egy rendelést, és az elmaradt haszonnál is nagyobb veszteség, hogy valószínűleg legközelebb sem fognak tőlük rendelni, mert nem bíznak a cégben.
Ki hibázott? Kellett volna-e egyeztetni Istvánnak, és az üzletkötőnek? Nyilván, ha egyeztettek volna, nem történt volna ez. De kit tudja, hogy egy üzletkötőnek ki mindenkivel kell még egyeztetnie. Rábízható-e ekkora felelősség? Hozzátartozik-e a munkájához, hogy ő, személyesen gyűjtsön össze minden apró, de lényeges adatot?
Botorság lenne egy üzletkötőre bízni az adatok kezelését - többet ér, ha értékes munkaidejét nem adatgyűjtéssel tölti. Már István cégénél sem elég, ha a megrendelések, készletek, szállítások csupán néhány ember fejében vannak meg. Az ilyen adatokat számítógépen, megfelelő adatbázisban kell kezelni, úgy, hogy azok minden olyan munkatárs rendelkezésére álljanak - mindig a legfrissebb változatban. Ehhez a megfelelő rendszerre van szükség, ami minden munkaállomásról hozzáférést biztosít a munkához szükséges információkhoz, rendezett és könnyen kezelhető formában.
Többek között ezért választják egyre többen Magyarországon is a mago.net ügyviteli rendszert. A mago.net-ben nem fordulhat elő, hogy egy adott készletet többen akarjanak használni, többszörösen kössenek le. Minden munkatárs hozzáfér a számára szükséges adatokhoz, és az új adatok, módosítások azonnal, valós időben kerülnek be a rendszerbe. A munkatársaknak így nem kell külön figyelmet fordítani arra, a szükséges információkkal ellássák kollégáikat, illetve, hogy maguknak adatokat gyüjtögessenek - ez, többek között a mago.net feladata.
A következő részben egy fémmegmunkáló céghez látogatunk el, és megtudjuk, hogy a gyártási dokumentációnak mekkora jelentősége lehet...
